23.6.2015 19:32:10

ИЗМЕНИ ВО ЗАКОНОТ ЗА АРХИВСКИ МАТЕРИЈАЛ

Со последните измени и дополнувања на Законот за архивски материјал (Службен весник на РМ бр.72/2015), а со примена од 13 Мај 2015 година, се врши поедноставување на канцелариското и архивското работење за приватните фирми (иматели на приватен архивски материјал), со помалку од 50 вработени.

Со измените во законот, фирмите со помалку од 50 вработени, имателите на приватен  архивски и документарен материјал ги имаат следниве обврски:

• да  водат  основна  или  сопствена  евиденција  за  архивскиот  и  документарниот  материјал, да водат деловодник или да ги  заведуваат  актите  според  сопствена  номенклатура.  
• да  донесат  план  на  архивски  знаци  со  листа  на  архивски  и  документарен материјал, односно се носи еден акт без обврска за доставување до Државниот архив, кој подетално ќе се  разработи со Упатство. Пропишан  е  и  исклучок  за  правни  и  физички  лица  кои  имаат  до  49 вработени, кои имаат обврска за донесување на план на архивски материјал со листа на архивски и документарен материјал доколку имаат архивски материјал.
• да вршат тековно одбирање на архивскиот од документарниот материјал, со дадена  можност оваа услуга за нив да ја врши Државниот архив за соодветен надоместок и  
• да го чуваат трајно архивскиот материјал, бидејќи немаат обврска за предавање на архивскиот материјал во Државниот архив.      

ЧУВАЊЕ И ЗАШТИТА НА АРХИВСКИ И ДОКУМЕНТАРЕН МАТЕРИЈАЛ

Чување и заштита на ахривски и документарен материјал, е во согласност со  Упатството за начинот и техниката и постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење, кој воедно се однесува и за приватните правни лица и физички лица кои самостојно вршат дејност (имателите).

Со оглед дека приватните правни лица и физичките лица кои самостојно вршат дејност поседуваат архивски и документарниот материјал, имаат и должност  да го чуваат и заштитат во соодветен простор и опрема обезбедени од влага, несоодветна темепратура, непосредна сончева светлина и од други видови на оштетување, а електронските документи/записи во наменска просторија и опрема под утврдени услови.

Чувањето на архивскиот и документарниот материјал, во зависност од обемот и обликот (конвенционален или неконвенционален) се врши во соодветен простор, и тоа во: Документарен ормар; Документарна соба (писарница); Архива; Архивски сеф; Серверска соба и Документарен центар

Според тоа, приватните правни и физичките лица кои самостојно вршат дејност, чувањето и заштитата на архивски и документарен материјал во зависност од обемот и обликот да го чуваат во соодветен простор.

РОКОВИ ЗА ЧУВАЊЕ НА АРХИВСКИОТ МАТЕРИЈАЛ СО ДРУГИ ЗАКОНИ

Повеќето законски прописи го уредуваат ова прашање на ист или сличен начин, но има и видливи отстапувања, поради што е од интерес на деловните субјекти да се даде компаративен преглед на роковите за чување на деловно-сметководствената документација низ даночните и некои други закони. Законите го санкционираат непочитувањето на роковите како прекршок кој повлекува глоби и прекршочни санкции – забрани за вршење на дејност за правни и за одговорните лица во правните лица.

Чување документи според Законот за трговски друштва

ЗТД во посебен член 474 ги уредува роковите во кои трговецот е должен да ги чува трговските книги, сметководствените документи, годишните сметки и финансиските извештаи. 

Трајно се чуваат:

1) Годишните сметки (БС, БУ, објаснувачки белешки, парични текови, извешатај за движење на капиталот и др.)

2) Ревидирани Финансиски извештаи (ревизорски извештаи БС,БУ, парични текови и други објаснувачки белешки во согласност со меѓународните сметководествени стандарди и меѓународните стандарди за финансиско известувње)

3) Документите за пресметка на плати. 

Најмалку десет (10) години се чуваат:  трговските книги

Најмалку пет  (5) години се чуваат: сметководствените документи. 

Во прекршочните одредби од Законот за трговски друштва предвидени се глоби во денарска противвредност  за сторен прекршок и тоа:

Во член 598, глоба од 500 до 1.000 евра   доколку  трговецот-поединец  не ги чува на соодветен и правилен начин трговските и другите документи согласно со членот 474 с од овој закон, пропишана е глоба во денарска противвредност

Во член 598-а – прекршочна санкција забрана на вршење дејност од една до три години, сметајќи од денот на правосилноста на одлкуката изрече на трговец - поединец

Чување на деловни книги и евиденции како најважен доказ во даночна постпка

Најважен доказ врз основа на кој се утврдуваат, пресметуваат и плаќаат даноците и другите јавни давачи согласно Законот за даночна постапка се деловните книги, исправите и документацијата – трговски книги, биланси, договори, фактури, испратници, налози, фискални извештаи и други евиденции.

Од аспект на утврдување на даночниот долг во Законот за даночна постпка уредени се прашањата за: обврската за водење на деловни книги и евиденции од кои се утврдува фактичката состојба; општи начела за водење на сметководството и евиденциите; начин на книжења и други евидентирања; рок на чување на деловни книги и евиденции; пријава на факти битни за оданочување; учество на даночните обврзници во утврдување на фактичката состојба.

Според член 48 став 1 од Законот за даночна постапка деловните книги и евиденции се чуваат во следните рокови:

Десет (10)  години:

а) трговски книги, сметководствени документи, записи и пописи, годишна сметка и финансиски извештаи, белешки за применети сметководствени полтики и други документи во врска со организацијата;

б) деловни писма и кореспонденции;

в) сметки за книжење. 

Пет (5) години:  другите документи и  дневниот за готовински промет.

Во прекршочните одредби од Законот за даночна постпка (член 179) за нечување на деловните книги и евиденции согласно со членот 48 став 1 од овој закон, пропишана е глоба во денарска противвредност:

- за правното лице од 2.000 до 3.000 евра

- за одговорното лице кај правното лице од 1.000 евра и

- за физичко лице од 150 до 500 евра.

На правното лице може да му се изрече прекршочна снакција – привремена забрана на вршење на одделна дејност во траење од три до најмногу 30 дена.

Чување на документи од аспект на Законот за ДДВ 

Согласно член 38-д од ЗДДВ, даночните обврзници мора да водат евиденција за промети на инвестициско злато, во која ќе бидат содржани податоци кои ќе овозможат утврдување на идентитетот на примателите на овие промет и да ги чува документите во врска со овие промет. 

Евиденциите и документите за прометот со инвестициско злато,  даночни обврзници  имаат обврска да ги чуваат најмалку десет (10) години, сметано од годината која следи по годината во која е извршен прометот.

Согласно член 56 став 1 од ЗДДВ, фактурите и другите документи издадени во согласност со овој закон, како и деловните книги на даночните обврзници (регистрирани и нерегистрирани ДДВ обврзници) се чуваат најмалку пет (5) години по истек на календарската година, за која се однесуваат. 

Во казнени одредби во ЗДДВ (член 60) фактурите или другите документи издадени во согласност со овој закон или деловните книги не ги чува во пропишанит рок, пропишана е глоба  за сторен прекршок во денарска противвредност:

- за правното лице од 2.000 до 500 евра

- за одговорното лице кај правното лице од 500 до 1.000 евра и

- за физичко лице од 150 до 1.000 евра. 

Чување на документите од аспект на Законот за персоналниот данок на доход 

Со Законот за персоналниот данок на доход (Службен весник на РМ бр. ...13/14) се уредува начинот на оданочување на доходот на граѓаните.

Обврзниците на данок на доход  кои остваруваат приходи од самостојна дејност: трговец-поединец, физичко лице што се занмава со земјоделска дејност, со занаетчиска дејност и лица кои вршат услуги или слободни занимања, како и обврзниците од земјоделска дејност кои се оданочуваат според вистинскиот приход, односно кои остваруваат приходи од:

а) стопанска дејност (производствена, услужна, трговска, угостителска, превозничка и друга слична дејност),

б) давање професионални и други интелектуални услуги (здравствена, стоматолошка, ветеринарна, адвокатска, нотарска, консултантска, ревизорска, инженерска, архитектонска, новинарска, спортска, кулурна и друга интелектуална дејност)

в) приходи од земјоделска дејност (производство, доработка, преработка и пласман на сопствени земјоделски производи, како и одгледување на добиток и други стопанско – корисни животни и пласман на нивните производи)

се должни да водат деловни книги во кои се искажуваат сите деловни промени на начин предвиден со закон, со системот на двојоно или просто книговодство.

Обврзниците на данокот на доход  од самостојна дејност кои плаќаат данок во паушален износ не се должни да водат деловни книги.

Деловните книги по системот на просто книговодство се:

1) книга на приходи

2) книга на расходи

3) книга за основни средства и ситен инвентар и залихи

4) книга на парични средства, побарувања и обврски 

Согласно член 66 од ЗДПП,  даночниот обврзник има обврска  деловните книги, другата евиденција и документација да ја  чува  најмалку пет  (5) години од последниот ден на деловната година на која се однесуваат.

Во прекшочни одредби од ЗПДД (член 144-а) на даночниот обврзник ќе му се изрече глоба во износ од 500 до 1.000 евра во денарска противвредност за сторен прекршок ако деловните книги, другата евиденција и документација не ги чува најмалку пет години 

Чување документи според Закон за регистрирање на готовински плаќања 

Според Законот за регистрирање на готовински плаќања (фискални каси), даночниот обврзник е должен да го замени  крипто медиумот  кој е составен дел на крипто модулот на секои три години  и заменетиот крипто медиум да го чува  најмалку  пет (5)  години (член 3-а став 5) во објектот.   

Согласно член 21 од овој закон, на даночниот обврзник ќе му се изрече  глоба од 2.000 евра   и 500 евра во денаркса  противвредност  на одговорното лице во правното лице, ако не го чува крипто медиумот најмалку пет (5) години.

ШТО СО ПРИВАТНИОТ АРХИВСКИ МАТЕРИЈАЛ?

Работите во врска со архивското работење се вршат во архивата на имателот. Решените документи и предмети се предаваат и се чуваат во архивата кај имателот, кои имаат обврска да ги чуваат во средена состојба.

Приватниот архивски материјал се чува трајно кај имателот, а документарниот материјал до изминување на роковите за негово чување (член 26 од Упатството).

Архивскиот материјал означен како “Архивски примерок“ се дава на користење за службени цели во форма на копија, а по исклучок се дава во оргинал со реверс, кога треба да послужи како доказно средство пред надлежни органи.

Од таа причина се врши одбирање и евидентирање на архивскиот материјал (попис и опис на архивски материјал во прилог бр. 4 образец бр. 9 од Упаството) според Листата на архивски материјал (прилог бр. 2 од Упаството) и Листата на документарен материјал со рокови на негово чување (прилог број 3 од Упаството). Архивскиот материјал посебно се одбира заради негово евидентирање и трајно чување, а посебно се издвојува документараниот материјал кој по изминувањето на утврдените рокови се поништува и уништува.

Со последните измени во законот, се дава можнот на имателите на архивски материјал кои нема или не можат да вршат средување, обработка, валоризација на архивскиот материјал, одбирање на архивски материјал од документарниот, да се обратат до Државниот архив, тој да ги изврши овие дејствија за соодветен надоместок.

Архивскиот материјал создаден во електронска, дигитална, оптичка или друга форма, се пренесува во хартиена форма, а доколку тоа не е можно се чува во изворната форма во која е создаден. Одредбите од Упаството во однос на кацнелариското и архивското работење, соодветно се применуваат и за документите создадени во електронска форма.

Уништување на документарниот материјал

Издвојување на документарниот материјал за уништување се врши од страна на комисија формирана од одговорното лице, која: врши увид во целокупниот документарен материјал и согласно Листата на документарен материјал со рокови на негово чување, врши издвојување на документираниот материјал на кој му изминал рокот за чување и за истиот изготвува Попис на документарниот материјал за уништување кој се води на посебен образец (прилог бр. 4 образец бр. 10 од Упатството).

Имателот до Државниот архив на РМ доставува барање за добивање согласност за уништување на предложениот документиран материјал и прилог од  Пописот на документарниот материјал за уништување (член 30 од Упаството).

Уништување на документарниот материјал може да се врши исклучиво доколку Државниот архив на РМ извршил увид во предложениот попис и дал   согласносот за уништување на документарниот материјал.

Имателите на приватниот архивски материјал можат да го: подарат, продадат или дадат на чување на трето лице.

Државниот архив може да го превземе приватниот архивски материјал по пат на подарок, откуп и на чување, доколку процени дека тој е од интерес на РМ

Приватниот архивски материјал не смее да се отуѓува или на друг начин отстапува на странски физички и правни лица.

Продавање на приватниот архивски материјал

Имателот кој има намера да го продаде приваниот архивски материјал, е должен материјалот прво да му го понуди на Државниот архив, а во понудата ги определува условите и цената на продажбата.

Ако Државниот архив во рок од 45 дена не ја прифати понудата, имателот може да го продаде материјалот на трето лице, но не и по пониска цена и под поповолни услови од оние содржани во понудата до Државниот архив.

Ако имателот на архивскиот материјал постапи спротивно на одредбите од став 3, член 35 од ЗАМ, Државниот архив има право со тужба против продавачот и купувачот да бара поништување на договорот за купопродажба, најдоцна во рок од три години од денот на склучувањето на договорот.

НАДЗОР

Државниот архив врши инспекциски надзор над работата на имателите на приватен архивски и документарен материјал во врска со  Архивското работење на имателите и Канцелариското и архивското работење.

Во постапката при вршење на инспекциски надзор ќе се применуваат одредбите од Законот за општата управна постапка и Законот за инспекциски надзор, доколку со овој закон поинаку не е уредено.

Инспекциски надзор

Инспекцискиот надзор над спроведувањето и примената на овој закон, како и други прописи од областа на архивското работење го вршат инспектори.

Инспекторот може да врши инспекциски надзор без да го извести субјектот на надзорот за почетокот на вршење на инспекцискиот надзор. Инспекторот е должен пред вршењето на инспекцијата да се легитимира. 

За извршениот инспекциски надзор инспекторот составува записник со наод за утврдената состојба, а за утврдетните неправилности и недостатоци во работата на имателот изготвува решение во кое ги определува мерките и рокот за нивно отстранување.  

Против решението на инспекторот може да се изјави Жалба во рок од осум дена од денот на приемот на решението.

Прекршочни одредби

Согласно член 65 од ЗАМ, за непочитување на одредбите од член 32 (погоре наведени) не постапи по решението донесено во вршење на инспекциски надзор (член 60) ќе му се изрече  глоба во износ од:

1.000 до 2.000 евра во денарска противвредност на правно лице имател на приватен архивски и документарен материјал, ако не води основна или сопствена евиденција за архивскиот и документарниот материјал, не донесе план на архивски знаци со листа на архивски и документарен материјал и не го чува трајно архивскиот материјал, и од 500 до 1.000 евра на одговорното лице во правното лице

500 до 1.000 евра во денарска противвредност на правното лице кое има до 49 вработени и е имател на приватен архивски материјал ако не донесе план на архивски знаци со листа на архивски и документарен материјал доколку има архивски матријал или не го чува трајно архивскиот материјал,  и од 250 до 500 евра во денарска противвредност за одговорното лице кај правното лице.

Прекршочната постапка за прекршоците предвидени во овој закон ја води надлежниот суд.