06.10.2015 07:36:40

Избор на сметководител/овластен сметководител, права, обврски и одговорности согласно договор за извршување сметководствени работи и законска регулатива

Избор на екстерен овластен сметководител (друштво за вршење сметководствени работи и даночен консалтинг) за отпочнување со извршување на сметководствени работи

Пред да се пристапи кон избор на овластен сметководител, овластеното лице на правното лице односно управителот потребно е да е запознаен со селектираните одредби (поими) од Законот за вршење на сметководствени работи, како:

Согласно Законот за сметководствени работи поимот сметководствени работи значи прибирање и обработка на податоци врз основа на сметководствени документи, подготовка и водење трговски/деловни книги и составување на годишна сметка и/или финансиски извешати во согласност со законот,

Согласно економската литература, сметководството е процес на идентификација, мерење, планирање, анализа, контрола и соопштување на економски информации со цел да обезбеди информативно просудување на одлуки од страна на корисниците на информациите, односно вештина на бележење, распоредување и скратено прикажување во парични износи на активностите и настаните кои се од финансиска природа и интерпретирање на добиените резултати.

Во практиката ниту една економска активност не смее да бида третирана во системот на сметководствените информации ако предходно не биде регистрирана на соодветен носител односно не биде документирана. Документационата подлога претставува појдовна основа која претставува непречено извршување на тековните задачи. Со сметководствената контрола се откриваат неправилности и незаконитости за кои се предлагаат мерки за нивно навремено отстранување.

Обврзник за водење сметководство е физичко или правно лице кое има обврска да води трговски/деловни книги и да составува и презентира годишна сметка односно сет на финансиски извешати во согласност со законските прописи и Меѓународните стандарди за финансиско известување.

Вршител на сметководствени работи е трговец поединец – сметководител со Уверение за сметководител,  трговец поединец  - овластен сметководител со Уверение за овластен сметководител или Друштво за вршење сметководствени работи кое мора да има вработено најмалку еден сметководител и еден овластен сметководител.   Вршителот на сметководствени работи мора да е регистриран во Централен регистар на РМ со претежна дејност за вршење сметководствени работи.

Трговец поединец – сметководител врши сметководствени работи за трговци поединци и здруженија и фондации.

Трговец поединец – овластен сметководител врши сметководствени работи за трговци поединци, здруженија и фондации и други непрофитни организации и друштва со органичена одговорност.

Склучување на договор со екстерен овластен сметководител односно друштво за вршење сметководствени работи и даночен консалтинг за отпочнување извршување на сметководствени работи

По направениот избор на овластен сметководител за вршење на сметководствени работи, задолжително треба да се склучи Договор за извршување на сметководствени работи  со кој се уредуваат правата, обврските и одговорностите на договорените страни. Во продолжение ќе ги образложиме обврските и одговорностите на двете договорени страни.

Извршувањето на сметководствените услуги треба да е согласно член 472 од ЗТД, даночните закони, законските и подзаконските прописи, општите акти и сметкводствени политики на нарачателот на услугата.

Во сметководствени работи не спаѓа изготвување на денарска и девизна благајна и изготвување на благајнички извешати, материјално евидентирање на залихите и изготвување на пропишани извешати (обрасци за трговија на големо и мало согласно Законот за трговија и Законот за регистрирање на готовински исплати, пресметка на плата и вршење на плаќање преку платниот промет односно деловните банки.

Обврска на правно лице е да доставува навремено уредно оформена, комплетна и веродостојна документација согласно законските и даночните прописи и да ги почитува утврдените рокови за доставување на документите, како и да:

-Донесе сметководствени политики по кои сметководителот, односно овластениот сметководител  ќе ги извршува  сметководствените работи,

-Најмалку еднаш годишно да направи попис на целиот имот – средства, залихи, побарувања, обврски и сите средства затекнати на денот на пописот, согласно Законот за начинот на вршење на пописот на средствата и обврските, изготви пописни листи, изврши усогласување на сметководствената со фактичката состојба утврдена со пописот, изготви извештај за утврден кусок-вишок, кало, расутр, крш, отпис на побарувања и обврски и сл., а овластеното лице да донесе Одлука со која го задолжува сметководството да спроведе соодветни книжења и пресметка на даноци согласно законските прописи,

-води материјална евиденција  на материјали, суровини и добра по набавни цени,

-за секоја продажба на големо и мало изготвува  соодветен документ (испратница, калкулација и сл.) со количини, набавни и продажни  цени без и со ДДВ на продадената стока,

-во сметководството доставува калкулација (испратници) на потрошените суровини и материјали по набавни цени,

-води аналитичка евиденција за плаќање на обврските спрема доверителите, согласно Законот за финансиска дисциплина,

-води контрола на влезните фактури за ДДВ регистрирани обврзници и се грижи влезните фактури да ги содржат сите основни елементи од чл. 53 од ЗДДВ,

-води денарска и девизна благајна и ги доставува благајничките извештаи  поткрепени со комплетна документација (каса-прими, каса-исплати, сметки за патни и материјални трошоци со фискални сметки и др.)

-за набавените нематеријални и материјални средства (движен и недвижен имот) писмено да достави рок на траење на средството за исправна пресметка на амортизација на истата со име и презиме на задолжено лице и место за каде е наменето  средството,

-редовно доставува известување за пријавени побарувања од фирми во ликвидација или стечај и утужени, како и дадени побарувања на присилна наплата кај извршители,

-редовно доставува договори за земени кредити со амортизациони планови за отплата од деловни банки и договори за дадени и/или земени заеми,

-писмено го извести сметководителот, односно овластениот сметководител за извршени  деловни трансакции со поврзани лица,

-ги пријави битните факти за оданочување и писмено го извести сметководителот, односно овластениот сметководител за направените дејствија кои не се за вршење на дејноста,

-достави писмено известување на овластено лице за контакти, доставување и превземање на документи,

-да доставува оргинална и законски оформена документација на службен јазик – македонски.

-целокупната документација да ја доставува со спецификација кај сметководителот/овластениот сметководител,

-документацијата да ја доставува еднаш седмично, а најдоцна до 10-ти во месецот за претходниот месец,

-да склучува договори за вршење на дејноста и истите навремено ги доставува,

-оформената документација да е во согласност со законите и стандардите што се применуваат во РМ,

-да го известува сметководителот, односно овластениот сметководител за сите настанати промени (промена на име на фирмата, адресата, телефонот, трансакциска сметка, овластеното лице за застапување, престанок на работа на фирмата и други релевантни податоци), најдоцна во рок од 5 дена од настанатата промена,

-да ги достави сите акти и правилници,

-да доставува фотокопии од сообраќајните дозволи од патничкиет и товарните возила по секоја нивна регистрација кои се во сопственост на претпријатието и

-за секоја консултација по писмен пат да постави прашање и да побара одговор.

Обврски на сметководителот, односно овластениот сметководител се:

-сметководствената евиденција ја води само врз основа на доставената - законски оформена, уредна и веродостојна документација,

-деловните книги и другите евиденции во секое време да се достапни и да овозможи увид на претприемачот  и  даночните органи,

-да го извести претприемачот за сите настанати промени и измени во законите и законските прописи од областа на даночното право,

-сите настанати промени да се евидентираат во деловните книги и евиденции и согласно роковоте пропишани во данолната регулатива да ги известува-доставува даночните институции односно управата за јавни приходи,

-при инспекциска контола од страна на УЈП да може само сметководителот, односно овластениот сметководител да дава веродостојни и потполни информации, со приложување на целокупната документација, ги пријави битните факти за оданочување, како и да учествува во утврдувањто на фактичката состојба, да даде подетални објаснувања  во врска со начинот на работењето на претприемачот, 

-во даночната пријава и финансиските извештаи да искажува точни, вистинити и потполни податоци исклучиво врз основа на приложената документација за евидентирање во деловните книги и евиденции,

-даде стручна помош при превземање на одредени дејствија во вршењето на дејноста (во хард копи - писмена форма)

-да даде потребни упаства (технички и административни) за правилна, навремена и вистинита примена на законските прописи,

-да извести за правилна примена на Меѓународните стандарди за финансиско известување и останатите законски прописи и го оневозможи нивното непочитување,

-да даде поддршка при отстранување на евентуалните неправилности,

-да ја почитува доверливоста на информациите во врска со работите кои се стекнати во текот на обезбедувањето на услугите со тоа што  должноста за доверливост продолжува и откако ќе заврши соработката, освен доколку постои законска или професионална должност за обелоденување,

-услугите да ги извршува професионално со должно внимание, компетентност и трудољубивост и должност да го одржува своето професионално знаење и вештини на нивото потребно за компетентна услуга заснована на најновите случувања во практика, законодавството и техниките.

Сметководителот, односно овластениот сметководител има обврска да изврши контрола на доставената деловна документација и книговодствена обработка, односно евидентирање во деловните книги  исклучиво на  законски оформена документација, во спротивно има право да  ја врати законски неоформената документација со објаснување на утврдените неправилности и да бара истите да ги усогласи со законските прописи по писмен пат.

Сметководителот, односно овластениот сметководител има законска обврска при евидентирањето на влезните фактури да не го искористи правото на одбивка на претходниот данок на додадена вредност, доколку доставените фактури се про-фактури или фотокопии, фактурата не ги содржи основните елементи, набавените  средства, стоки или услуги не се за вршење на неговата сопанска дејност, не се исполнети условите за одбивка на претходниот данок согласно чл. 33, 34 и 53 од ЗДДВ или е исклучено правото на одбивка на претходниот данок согласно член 35 од ЗДДВ.

Сметководителот, односно овластениот сметководител има законска обврска на  законски неофоремни документи (доставени фактури за хотелско сместување, авио-превоз, репрезентација, склучени авторски договори, договори за дело  и други услуги) на исплатени средства за кои нема доставено соодветен документ (фактура, извештај, договор и сл.) за  извршена набавка или услуга  без соодветен доказ дека трошокот е за вршење на неговата стопанска дејноста и на исплатени надоместоци над утврдени лимити согласно член 6 и 14 од ЗПДД  да пресмета персонален данок на доход и данок на непризнати трошоци согласно член  10 од  ЗДД.

Разграничување на одговорностите управител и овластен сметководител 

Од една страна нивото на елементарни познавања од областа на финансиското известување, даночната регулатива и одговорноста за вистинитоста, точноста, која подразбира изземање на измами и грешки, и одредени пропусти во презентираните информации во финансиските извештаи и даночните пријави од страна на управителите и од друга страна стручната подготвеност и КОНТИНУИРАНАТА едукација на овластените сметководители од областа на стандардизацијата на сметководството и даночната регулатива во Р.М. е предмет на честа дебата во практиката од дадената проблематика.

Во практиката на Република Македонија многу чести се појавите кога од страна на менаџментот се даваат насоки на изготвувачите на финансиските извештаи и даночните пријави (овластените сметководители) со што не се почитува легислативната и професионална регулатива а со цел да ги прикријат обврските кон државата (даночна евазија) додека од страна на овластените сметководители се прифаќаат насоките дадени од страна на управителите. Со ваквото дејствие на менаџерот воедно и овластениот сметководител само се потврдува фактот за (НЕ)знаење, за последиците од таквото дејствие, каква одговорност превземаат при ,,потпишување“, на финансиските извештаи од што и произлегува можноста со која многу веројатно и ќе се соочат со одредени санкции како, глоби, забрани за вршење дејност и кривична одговорност. Одговорноста на менаџментот за квалитетот и точноста на информациите е сепак формално  прифатена, истата е наметната со закон, во Р. Македонија со Законот за трговски друштва. 

,,Одговорност за водењето на трговските книги и за

изготвувањето на годишната сметка“

 Член 240       

„(1)Управителот е одговорен за уредното водење на трговските книги на друштвото, во согласност со законот и со другите прописи.

(2)Управителот е одговорен за навремено изготвување на годишната сметка и на годишниот извештај за работата на друштвото во претходната деловна година и е должен, најдоцна во рокот утврден со овој закон, да му ги поднесе на собирот на содружниците.

(3)Документите од ставот (2) на овој член, како и предлогот на одлуките чиешто донесување се предлага од страна на управителот, а по потреба, и извештајот на ревизијата, им се доставуваат на содружниците на начин и во рокот определени со договорот за друштвото.

(4)Во врска со документите од ставот (3) на овој член, содружниците можат да поставуваат писмени прашања и да бараат дополнителни објаснувања на кои управителот е должен да одговори во текот на одржувањето на собирот на содружниците.,, 

Договорените страни со потпишување на договор потребно е да ги разграничат  одговорностите во случај на повреда предизвикана од неприменување на законските одредби и прописи и евентуални штети настнати во врска и тоа во следите постапки:

Правното лице барател на услуга предизвикува повреда на оддредбите од договорот за вршење на сметководствени работи од неприменување доколку: 

-неправилно ја води материјалната евиденција и не изготвува документи согласно дадените Упаства,  законските и подзаконските прописи, 

-достави некомплетирани документи,

-достави влезни/излезни  фактури со искажан или пренесен ДДВ спротивно на  чл. 32-а  од ЗДДВ,

-нема Одлука за благајнички максимум и не води денарска и девизна благајна и не изготвува денарски и девизни благајнички извешати,

-за ненавремено плаќање на даночни обврски согласно пропишаните законски рокови,

-за неводење на аналитичка евиденција за плаќање на обврските и нивно неплаќање во утврдени рокови согласно Законот за финансиска дисциплина, 

-достави на евидентирање невистинита документација потпишана или непотпишана од овластено лице,

-не ги пријави битните факти за оданочување за направени дејствија кои не се за вршење на дејноста,

-недоставил писмено известување за извршени деловни трансакции со поврзани лица, 

-не достави документација,

-дава неточни изјави за направени деловни трансакции,

-недоставување на деловната документација во утврдените рокови од страна на сметководителот, односно овластениот сметководител или каснење, односно достаувавање  по утврдените рокови со што придонесува ненавремено и ажурно евидентирање на ДДВ-то и другите даноци и  грешки во искажувањето на вистинити и точни податоци во даночните пријави,

-искажување на неточни податоци во пописот за средствата, залихите, обврските и побарувањата или правење на нецелосен попис на средствата и залихите,  неизготвување и/или недоставување на извод на отворени салда на побарувањата и обврските потврдени од доверителите, недоставување на извешати за утврдени  кусоци и вишоци и Одлуки за книжење  во сметководството и сл.

-не ја чува деловната документација од претходните години согласно законот за архивско и канцелариско работење во законски утврдени рокови.

Сметководителот/овластениот сметковидтел предизвикува повреда на оддредбите од договорот за вршење на сметководствени реаботи од неприменување доколку:  

-прифати некомплетна,неверодостојна и незаконска документација,

-книжењето е извршено на основа законски неоформена документација,

-изврши неправилно книжење, односно евидентирање спротивно на усвоените сметководствени политики во деловните книги на законски оформената документација,

-неажурно, односно ненавремено евидентирање на деловната документација доколку истата е  доставена во утврдените  рокови;

-не ги примени или погрешно ги примени позитивните даночни прописи во деловните книги со што би предизвикал материјална штета кај претприемачот,

-губење на примените докоменти;

-искажување на неточни податоци  во финансиските извешати и даночните пријави и покрај доставените законските  исправни  документи

-давање на документи, извешати или податоци на увид на трето лице без соодветнно одобрување, доколку тоа со закон не е определено,

-недоставување на финансиски извешати во законски пропишаните рокови. 

Промена на сметководител, односно овластен сметководител 

Доколку  одлуката за промената на сметководител/овластен сметководител  е направена во текот на пресметковната година препопрака е да се преевидентираат сите деловни активности кои предходно биле евидентирани од старна на сметководителот/овластениот сметководител со кој е веке раскинат договорот за вршење на сметководствени работи за период од 01.01.20хх до моментот на раскинување на договорот за сметководствени работи. Оваа препорака е од причина да се изземат можните даночни неправилности и незаконитости, имено да се предложат мерки за нивно навремено одстранување. Во практиката ниту една економска активност не смее да бида третирана во системот на сметководствени информации ако предходно не биде регистрирана на соодветен носител односно не биде документирана. Документационата подлога представува појдовна основа, која представува непречено извршување на тековните задачи. Со сметководствената контрола се откриваат неправилности, незаконитости за кои се предлагаат мерки за нивно навремено одстранување како корекции на ДДВ пријави и сл.

Одговорноста на сметководителите при електронско  потпишување на даночни пријави, годишна сметка и финансиски извешати во име на одговорното лице кај правните  субјекти

Во Законот за податоци во електронсски облик и електронски потпис се дава правна сила на податокот во електронски облик, се изедначува правната важност на електронскиот документ со документот во писмена форма и се изедначува важноста и давње на сила на доказ на електронскиот потпис со квалификуван сертификат во врска со електронските податоци со своерачен своерачниот потпис даден во врска со хартиена форма. Согласно законот, сертификат е потврда во електронски облик со кој се потврдува врската меѓу податоците за проверка на електронски потпис со одредено лице, носителот на сертификатот и идентитетот на тоа лице и забранета е употребата на податоци и средства за електронско потпишување без согласност на потписникот или носителот на сертификатот кои се однесуваат на наведените податоците и средства.

Согласно Законот за трговски друштва член 476 став 7 и 8  јасно е  прецизирано кој ги потпишува  годишната сметка и финансиските извешати.

„(7)Годишната сметка и финансиските извешати ги потпишува сметководителот односно овластениот сметководител кој ги составил, при што го наведува датумот на нивното составување и потпишување и регистарскиот број под кој е евидентиран во Институтот на сметководители и овластени сметководители на Република Македонија.

(8)По потипишување на годишната сметка и финансиските извешати од страна на лицето од ставот (7) на овој член, истите ги потпишува законскиот застапник на трговецот.“ 

Согласно  Законот за даночна постапка во член 53 став 7 и  8 јасно е прецизирано кој и кога ги потпишува даночните пријави.

„(7)Доколку поинаку не е пропишано со даночен закон, даночниот обврзник мора лично да ја потпише даночната пријава. Потпис на полномошник е дозволен само ако даночниот обврзник е спречен лично да ја потпише даночната пријава заради телесна или душевна болест или заради подолго отсуство.

(8)Ако даночната пријава или нејзин дел ја изготвил даночен советник, тогаш тој тоа мора јасно да го наведе во даночната пријава, со впишување на своето име, адреса и даночен број. “

Според изложеното, јасно е определено кој е одговорно лице во трговските друштва  со вака недвосмислени оддредби во законската регулатива истите не би требале да предизвикуваат дилеми околу тоа кој треба да ги потпише  даночните пријави, годишните сметки и финансискте извештаи на местото одговорно лице, односно овластено лице. Меѓутоа доколку органот на управување и застапување на друштвото издаде посебно полномошно со кое го овластува сметководителот да го потпишува во негово име на начин и во постапка утврдена со закон, во тој случај би се сметало дека потпишувањето е валидно и е потпишано од овластено лице.

Во сите останати случаи каде е потпишано друго лице без соодветно овластување дадено во пропишана форма (со исклучок на оние наведени во член 3 став 16), 19), 26), 33) и 43 ) се смета дека документот е потпишан од неовластено лице. Согласно претходно наведеното, негатвните последици од такво потпишување без соодветно овластување во крајна линија ќе ги сноси оној кој ги потпишал даночните пријави, годишната сметка и финансиските извешати без соодветно овластување. Во случај на постапка за утврдување на евентуална одговорност на оној кој потпишал нешто за што немал соодветно овластување, нема  да се земат во предвид околностите дека такво било толкувањето од УЈП, или тоа е сторено да се избегнат непотребни трошоци.

Една од причините  за  ваквото постапување од страна на сметководителите е нивната неинформираност или непознавање на  законските прописи и/или погрешно толкување на законите од што и произлегува и погрешното информирање на управителите за можноста сметководителот да ги потпишува даночните пријави, завршната сметка и финансиските извештаи.