11.9.2014 14:09:17
За да бидете сигурни дека деловните книги ви се во согласност со законската регулатива, направете интерна ревизија од надворешно стручно лице, бидејќи само добар сметководител може да ви заштеди пари.
Практични совети од нашиот тим, врз основа на наши лични искуства од пракса во ангажмани со мали и средни претпријатија и нивна неупатеност во законската регулатива во текот на изминатата деценија.
1. За да бидете сигурни дека вашата годишна сметка, финансиски извештаи и даночни пријави ќе се поднесат со точни податоци навреме, погрижете се целокупната деловна документација да ја доставувате во сметководството редовно во утврдени рокови на сметководителот, истата да е веродостојна и законски оформена со соодветна пропратна документација, со што ќе овозможите контрола на законската исправност и ажурно евидентирање во вашите деловни книги, а ризикот од изрекување на глоба при надворешна инспекциска контрола ќе го сведете на минимум.
2. Чувањето на деловните книги ги засега сите деловни субјекти, правни и физички лица кои вршат дејност (трговски друштва, трговци-поединци, самостојни вршители на дејност, занаетчии, политички партии, здруженија и др. како и органи на државната власт). Овластете лице за канцелариско и архивско работење кое ќе биде одговорно за одржување и постапување со архивскиот и документарен материјал, заштита и чување, односно уништување на архивски материјал кој нема трајно значење. Повеќето законски прописи го уредуваат ова прашање на ист или сличен начин и тоа од 5, 10 години и трајно чување, бидејќи непочитувањето на роковите законите го санкционираат како прекршок кој повлекува глоби и прекршочни санкции – забрани за вршење на дејност за правните и за одговорните лица во правните лица.
3. Изгответе Упаство за начинот за вршење на попис на средствата и обврските и усогласување на сметководствената со фактичката состојба утврдена со пописот. Правете попис на основните средства и залихите најмалку еднаш годишно, тоа е единствен начин да се утврдат евентуални пропусти, грешки или кусоци. При секоја набавка на движен и/или недвижен имот доставете соодветна документација во сметководството со рок на употреба, а при секоја промена на цената на мало (нивелација) направете попис на залихите во продавница и документите доставете ги во сметководството за евидентирање.
4. Трговецот ги води трговските книги на македонски јазик, со арапски цифри и со вредности изразени во денари. Ако користи кратенки, кодови, знаци или симболи, тој мора јасно да го објасни нивното значење. Трговецот со седиште во единица на локалната самоуправа во која најмалку 20% од граѓаните зборуваат службен јазик различен од македонскиот, трговските книги ги води на македонски јазик, а може да ги води и на тој јазик.
5. Сите податоци регистрирани во трговските книги мора да бидат целосни и комплетирани, навремени, ажурираните податоци да бидат презентирани хронолошки, односно точно да го одразуваат временскиот редослед на нивното настанување. Трговските книги можат да се водат класично (во слободни или поврзани листови) или на електронски начин, но притоа да се зачува правилно водење на сметководството. Трговецот е должен, независно од начинот на водење и на чување на трговските книги, во секое време и разумен рок, да обезбеди достапност до книгите, да ги чува и заштити во рокот утврден за тоа, и мора да гарантира дека тие можат да бидат презентирани во секое време.
6. Најважен доказ врз основа на кој се утврдуваат, пресметуваат и плаќаат даноците и другите јавни давачки согласно Законот за даночна постпка се деловните книги, исправите и документацијата – трговски книги, биланси, договори, фактури, испратници, налози, фискални извештаи и други евиденции.
7. Деловни книги и евиденции кои мора да ги води даночниот обврзник заради оданочување во смисла на Законот за даночна постапка, се:
1) трговски книги, сметководствени документи, записи и пописи, годишна сметка и финансиски извештаи, белешки за применети сметководствени политики и други документи во врска со организацијата;
2) деловни писма и коресподенции;
3) сметки за книжење и/или
4) други документи, доколку истите имаат значење за оданочување
8. Според Законот за регистрирање на готовински плаќања (фискални каси), даночниот обврзник е должен да ја замени крипто карта која е составен дел на крипто модулот еднаш годишно и заменетата крипто карда да го чува во објектот пет (5) години од датумот на последната операција. За непочитување на овој закон покрај предвидените казни, на правното лице може да му се изрече привремена забрана на вршење на дејност од шест месеци до една година, а на одговорното лице на даночен обврзник - физичко лице да му се изрече забрана на вршење на професија, дејност или должност во траење од една до три години.
9. Ако сте ДДВ обврзник, секој даночен обврзник е должен да издаде фактура за прометот извршен според другите даночни обврзници во рок од 5 работни дена. На тој начин им овозможува, данокот што ќе го пресмета во фактурата, да го користат како претходен данок. Право на претходен данок се остварува само доколку данокот е искажан во “исправна ДДВ фактура“), односно фактурата која ги содржи сите елементи од член 53 став 10 од Законот за ДДВ. За издадена неуредна фактура и неиздавање фактура во пропишаниот рок предвидено е изрекување на глоба.
10. Погрешно уплатената даночна обврска на несоодветната уплатна сметка ќе се смета како неплатен данок, поради што ќе се засметува и соодветна камата за ненавремено плаќање на данокот, истовремено постои можност за изрекување на глоба, за прекршок поради неизвршена уплата на данокот или уплата која не е извршена на утврдената сметка.
11. Надлежниот даночен орган може да изврши прекинување (дерегистрација) на даночните обврзници, меѓу другото и кога: даночниот обврзник не може да се најде на пријавената адреса и на адресата за вршење на деловни активности; - проверете ја вашата адреса во матична евиденција во УЈП.
12. Исто така многу е битно секоја фирма да има едно лице кое ќе биде задолжено и одговорно за административно и благајничко работење, контрола и доставување на законски исправна документација во законски пропишаните рокови. Нормално е дека тоа лице кое ќе работи на ова работно место мора да биде соодветно обучено и стручно, односно да има општо познавање од законските прописи како би можело да ја контролира законитоста на документација и исправно да ја извршува оваа работа. Ова лице може да води и евиденција за плаќање на обврските согласно утврдените рокови во Законот за финансиска дисциплина, глоба за непочитување на рокови од Законот за финансиска дисциплина се од 5.000 до 10.000 евра во денарска противредност по среден курс на НБРМ.
13. Не заборавајте дека признати трошоци ви се само направените и документирани трошоци што се за вршење на вашата дејност, сите други искажани и платени трошоци се оданочуваат со персонален данок на доход и данок на непризнати трошоци.
14. Секогаш издвојте ги идните даночни обврски за да се осигурате дека даночниот долг ќе го подмирите во пропишаниот законски рок. Препорачуваме да се формира посебна депозитна сметка за оваа намена.
15. Целокупната евидентирана документација во деловните книги треба да биде на македонски јазик, а во градови во кои најмалку 20% од граѓаните зборуваат службен јазик различен од македонскиот, деловните книги може да ги води и на тој јазик.
16. Во случај да сте дале позајмица на правно лице, инсистирајте истата да ви биде вратена до 31.12. бидејќи во спротивно невратената позамица се оданочува со 10%.
17. Подигнати готовински средства (кеш) или префрлени на трансакциска сметка на вработен или сопственик на правниот субјект, нерасчистени со сметки или невратени до 31.12 се оданочуваат со персонален данок на доход и се даночно непризнати трошоци.
18. Задолжително водете благајнички извештај материјални и патни трошоци. Исто така задолжително мора да поседувате Одлука за багајнички максимум. Одлуката може еднаш годишно да се донесе, а може и во текот на годината да се менува износот на благајничкиот максимум.
